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Comment automatiser son business sur 4 niveaux

Lorsque nous abordons le sujet de l’automatisation, nous pensons immédiatement à la technologie et à l’IA qui ont envahi notre quotidien. C’est sur que ces outils sont indéniablement des alliés précieux pour gagner du temps. Cependant, l’automatisation ne se limite pas à cela. Elle offre un champ d’action beaucoup plus vaste, regorgeant de possibilités pour automatiser son business et sa vie sans nécessairement faire appel à des outils technologiques complexes. On peut décomposer ça en 4 niveaux différents sur lesquels tu vas pouvoir t’appuyer pour automatiser ton business.

Définition de l’automatisation

Avant de nous plonger dans les différents niveaux d’automatisation, prenons un instant pour définir ce concept. Si on prend la définition officielle, automatiser consiste à « rendre une action automatique ». Ok, ça ne nous avance pas énormément de savoir ça.. Poursuivons notre exploration en nous concentrant sur la définition d’automatique et là ça devient intéressant : Une action qui se réalise sans nécessiter l’intervention de la volonté.

Cette notion est extrêmement pertinente, car elle reflète véritablement l’essence de l’automatisation. En effet, elle implique de ne pas dépendre de notre volonté et de ne pas avoir à mobiliser notre énergie, notre discipline, notre motivation ou nos capacités cognitives pour accomplir une action donnée. Cette idée se révèle puissante en termes de productivité, car si une action ne demande aucun effort ni volonté, l’énergie ainsi économisée peut être réinvestie dans d’autres tâches.

Les automatisations de notre quotidien

En y réfléchissant, on peut voir que de nombreuses actions dans notre vie sont déjà entièrement automatisées. Prenons l’exemple de la respiration : c’est un processus automatique que nous effectuons sans y penser. De même, les battements de notre cœur se produisent naturellement, sans nécessiter de réflexion consciente, même lorsque nous sommes endormis. En réalité, la plupart des actions qui se déroulent dans notre corps et dans notre environnement sont automatiques. On pourrait les considérer comme le niveau 0 de l’automatisation.

Maintenant que nous avons établi ses fondements, explorons ensemble les quatre niveaux d’automatisation qui te permettront de mettre ton business sur pilote automatique.

Niveau 1 : L’automatisation personnelle

Automatiser pour simplifier : le pouvoir des habitudes

Sous le poids des innombrables actions et décisions de notre quotidien, notre cerveau ne peut pas tout gérer consciemment et volontairement sans s’épuiser. C’est là que les habitudes interviennent en tant qu’outil puissant d’automatisation. En répétant certaines actions au fil du temps, notre cerveau développe des connexions neuronales qui nous permettent de les exécuter en pilote automatique, sans effort mental. C’est comme se brosser les dents, au début ce n’était pas automatique, il a fallu qu’on te l’explique, que tu répètes le geste chaque jour et au fur et à mesure c’est devenu automatique et tu n’as plus besoin de consciemment réfléchir à chaque mouvement.

De la charge mentale à la fluidité mentale

Dans ton activité professionnelle, tu peux exploiter les bienfaits de l’automatisation personnelle en mettant en place des routines et des habitudes liées à des déclencheurs spécifiques. Que ce soit une action quotidienne à heure fixe, une tâche récurrente lors d’un événement particulier ou encore une action en réponse à un signal, ces habitudes renforceront les connexions neuronales et simplifieront ton travail.

Par exemple, en prenant 10 minutes chaque soir à 18h pour faire le point sur ta journée et préparer ta liste de tâches du lendemain, tu peux transformer cette pratique en une habitude ancrée. Au début, il sera sûrement nécessaire de te rappeler de le faire, mais avec le temps, cela deviendra une action automatique qui ne nécessitera plus d’effort conscient. De même, associer certaines musiques à un état de concentration peut conditionner ton cerveau à se mettre plus facilement dans cet état lorsque tu les écoutes.

Il est essentiel de faire attention aux habitudes que tu mets en place, car elles peuvent également être contre-productives. Par exemple, si tu te laisses distraire par les notifications sur ton téléphone chaque fois qu’elles arrivent, tu renforces également une automatisation qui favorise la perte de concentration. Il est donc important de sélectionner soigneusement les habitudes que tu souhaites automatiser afin qu’elles contribuent à ta productivité et à ton bien-être.

Si tu souhaites approfondir ces concepts liés à la concentration, à la productivité personnelle et à l’automatisation, je propose un programme de 12 semaines appelé « Entrepreneures Productives ». Au sein d’un petit groupe d’entrepreneures, nous travaillons ensemble pour créer un système d’organisation et d’automatisation adapté à ton business et à ta vie. La prochaine session démarre en septembre, mais tu peux d’ores et déjà t’inscrire sur la liste d’attente pour bénéficier d’informations exclusives et réserver ta place en priorité.

Inscription sur la liste d’attente du programme Entrepreneures Productives

Créer des routines adaptées à ton business

Enfin, tu peux structurer tes habitudes en fonction des moments de la journée ou des jours de la semaine pour optimiser ton travail. Par exemple, fixer un créneau dédié à la gestion de tes emails tous les jours de 11h à midi. Faire le bilan de ta semaine chaque vendredi à 16h, ou encore préparer tes contenus Instagram tous les mardis matins. En répétant ces tâches de manière régulière, tu créeras des automatisations dans ton cerveau, te libérant ainsi de la charge mentale et de l’énergie associées.

Les habitudes sont vraiment des outils puissants pour automatiser certaines actions et optimiser ton efficacité !

Niveau 2 : Les templates

Un modèle préconçu réutilisable

L’utilisation de templates, également appelés modèles, constitue le deuxième niveau d’automatisation. Mais qu’est-ce qu’un template ou modèle ? Il s’agit simplement d’un modèle préconçu et réutilisable à l’infini dans des situations similaires. Cette approche se révèle extrêmement efficace pour automatiser ton business et gagner un temps précieux. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, tu peux tout simplement utiliser un modèle que tu as déjà créé et l’adapter légèrement selon tes besoins.

Un gain de temps et d’efficacité

Comparons un template à une préparation de pâte à crêpes toute prête. Plutôt que de devoir ajouter de la farine, du sucre vanillé, etc., à chaque fois, tu disposes déjà d’une préparation prête à l’emploi que tu n’as plus qu’à ajuster légèrement. Il te suffit d’ajouter un peu de lait, peut-être des œufs, et voilà, ta pâte à crêpes est prête. C’est exactement ça, un template est un modèle préconçu et réutilisable, qui te permet d’économiser du temps. Au lieu de réinventer la roue à chaque fois, tu peux utiliser cette base solide que tu peux personnaliser et exploiter rapidement. C’est une manière efficace de maximiser ton temps et d’optimiser tes efforts.

Applications des templates dans ton business

Il existe de nombreuses utilisations possibles des templates dans ton business. Tu peux les utiliser pour tout ce qui est visuel, comme les publications sur les réseaux sociaux ou les présentations de masterclass. Tu peux aussi créer des templates de réponses pour les messages et questions récurrentes de ta communauté, de tes clients ou de tes prospects. Les factures, les bons de commande, sont également des éléments pour lesquels tu peux créer des modèles. Il est fort probable que tu utilises déjà des templates dans ton business, par exemple, lorsque tu établis des factures, tu n’as pas à repartir de zéro à chaque fois. Tu possèdes déjà un modèle que tu réutilises où tu as déjà les informations spécifiques telles que tes coordonnées et ton logo. Par ailleurs, tu peux mettre en place des templates pour les bilans ou pour la planification, mensuelle ou annuelle, si tu as des projets récurrents.

Un gain d’efficacité grâce à la réutilisation

La création initiale d’un template peut prendre un peu de temps, car il faut le mettre en place et le créer une première fois. Cependant, une fois cette étape accomplie, tu pourras t’appuyer dessus et le réutiliser à l’infini, en l’adaptant légèrement selon les besoins spécifiques. En réalité, c’est une forme d’automatisation, car au lieu de réinventer la roue et d’utiliser ta volonté et ton énergie pour recréer quelque chose à partir de zéro, tu peux te baser sur un modèle préconçu. C’est essentiellement la même chose, un template et un modèle sont synonymes. Tu peux le réutiliser en l’adaptant légèrement à chaque fois que tu en as besoin.

Les templates dans Notion

C’est super pratique dans Notion car tu vas pouvoir enregistrer des modèles de base de donnée que tu vas pouvoir réutiliser à l’infini à chaque fois que tu en as besoin. Dans mon espace Notion j’ai des modèles pour presque tout : pour les pages de suivi client, la création de contenus, les interviews de podcast, pour des réponses aux questions, des projets récurent etc..

A partir du moment où tu as des choses qui se répètent, des informations que tu dois réécrire, des visuels à refaire, ça vaut le coup de mettre en place un modèle pour pouvoir le réutiliser et capitaliser dessus pour gagner du temps à chaque fois.

Canva : Un outil pratique pour les templates de marque

Si tu utilises Canva pour la création de visuels, tu peux désormais enregistrer des modèles de marque à réutiliser en un clic. Je n’ai pas encore mis en place cette fonctionnalité vu que je suis en pleine refonte de mon identité visuelle mais une fois cette étape terminée, je pourrai enregistrer des modèles de carrousels de visuels ou de posts Instagram, par exemple. Cette fonctionnalité n’est pas limitée à Instagram, elle fonctionne également pour n’importe quel réseau social. Tu peux préenregistrer n’importe quel modèle avec tes couleurs, etc. Ensuite, tu n’auras plus qu’à le compléter rapidement dans Canva, plutôt que de devoir dupliquer des visuels déjà existants à chaque fois. C’est une option très pratique, peut-être l’as-tu déjà remarquée si tu utilises Canva. Cela te permettra de gagner du temps et de faciliter ton processus de création.

Niveau 3 : Les process – automatise efficacement tes tâches récurrentes

Passons maintenant au niveau 3 d’automatisation, celui des process. Mais qu’est-ce qu’un process ? Eh bien, c’est tout simplement une liste détaillée des étapes à suivre pour réaliser une tâche spécifique.

Les process : Des recettes claires et précises

Prenons l’exemple de la préparation de notre délicieuse pâte à crêpes. Si les templates nous ont fourni les bases de la préparation, les process sont comme des recettes de cuisine. Ils te donnent une liste complète des ingrédients et te guident étape par étape arriver à des crêpes prêtes à être dégustée.

Gagne du temps grâce à l’automatisation

Les process te font gagner un temps précieux et te permettent d’automatiser efficacement ton activité. Une fois que tu as rédigé tes process, que ce soit sous forme écrite ou en vidéo, il te suffit de suivre le guide étape par étape. Plus besoin de chercher des informations partout ou de te demander comment faire. Les process te font économiser du temps, surtout lorsque tu décides de déléguer certaines parties de ton activité.

Des process pour chaque aspect de ton business

Tu peux créer des process pour toutes les tâches et actions qui se répètent régulièrement. Par exemple, tu peux établir un process pour ta comptabilité mensuelle ou ton suivi financier. Dans mon cas, j’ai des process pour toutes les étapes de création de contenu, depuis la génération d’idées jusqu’à l’envoi d’une newsletter, la publication d’un article de blog, voire même la réalisation d’un épisode de podcast. Même pour les interviews, j’ai un process bien défini. J’utilise à la fois des process et des templates, car les deux fonctionnent de concert pour simplifier davantage les choses.

Simplifie tes interactions avec clients et partenaires

Les process peuvent également s’appliquer à des tâches telles que l’envoi de factures aux clients, la gestion des appels de découverte ou l’accueil de nouveaux clients. Tu peux mettre en place des process pour la création de nouvelles offres, les lancements de produits, l’organisation d’événements en direct, et bien d’autres.

Une organisation optimisée pour une efficacité maximale

Quel que soit le stade de développement de ton business, que tu sois en phase de démarrage ou que tu aies déjà une activité bien établie, je t’encourage vivement à mettre en place des process dès que possible. Tu constateras rapidement combien ils te font gagner du temps. Même s’ils doivent évoluer et être mis à jour en fonction des changements de ton activité, il est préférable de les avoir dès le début.

N’hésite pas à consulter l’épisode 27 de mon podcast , où je détaille comment créer et mettre en place des process pour ton business. Tu y trouveras des informations précieuses pour maximiser l’efficacité de ton automatisation.

Niveau 4 : L’automatisation technologique pour déléguer à la machine

Des outils puissants à ta disposition

Passons au dernier niveau d’automatisation, celui dont on parle généralement lorsqu’on évoque ce sujet : l’automatisation technologique. Ici, on aborde toutes les merveilleuses automatisations dont on peut profiter grâce aux outils à notre disposition. Si tu travailles principalement en ligne, tu seras ravi(e) de découvrir les possibilités incroyables d’automatisation qui s’offrent à toi.

Simplifie tes rappels avec Google Agenda

Imagine un instant les petites astuces qui te permettent de gagner un temps précieux. Par exemple, tu peux automatiser des tâches simples en utilisant Google Agenda. Il te suffit de planifier un événement récurrent une fois , en précisant la fréquence (hebdomadaire, mensuelle etc.), et hop ! Tu recevras automatiquement des rappels , plus besoin de te prendre la tête à te souvenir chaque détail . Et ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres.

Programme tes contenus à l’avance

Lorsqu’il s’agit de la création du contenu en ligne ,tu peux utiliser des outils qui te permettent programmer a l’avance la publication tes podcasts , articles ,voire même gérer tes comptes professionnels sur Instagram et Facebook grâce a solutions comme Business Suite .C’est un véritable gain du temps et d'efficacité !

Simplifie tes prises rendez-vous

Et ce n’est pas tout ,car prise rendez-vous peut également être automatisée grâce a calendriers dédiés et autres outils .Imagine un outil qui crée automatiquement une réunion sur Zoom dès qu’un rendez-vous est fixé .Et cerise sur le gâteau ,il existe également solutions pour connecter différents outils entre eux ,comme Zapier ou Make .Ces outils te permettent transférer informations d’un outil a autre ,ouvrant ainsi monde d'automatisations et actions simplifiées .Dans ma formation Notion A a Z ,je te montre en détail comment tirer parti ces outils automatisation .

Automatise tes tâches internes

Mais ça ne s'arrête pas là ! Tu peux même automatiser tâches directement dans tes propres outils .Par exemple ,grâce a calendrier en ligne ,tu peux créer une automatisation qui génère automatiquement fiche client dans ton espace Notion dès qu’une personne réserve appel découverte .Et si reçois paiements via PayPal ou Stripe ,tu peux automatiser leur intégration dans suivi financier Notion .Les possibilités sont infinies .

Des outils explorer davantage

Bien sûr ,il serait impossible passer revue tous outils toutes fonctionnalités dans cet article .Toutefois ,retiens que plupart tâches répétitives effectuées sur ordinateur peuvent être automatisées dès lors qu'elles suivent flux informations étapes similaires .Si es curieuse savoir plus sur fonctionnement automatisation comment profiter maximum avec Notion ,jette coup œil ma formation Notion A a Z .

Un temps libéré pour se concentrer sur l'essentiel

En résumé ,grâce a automatisation technologique ,nous avons désormais possibilité déléguer grande partie notre travail machine .Pourquoi passer du temps effectuer tâches répétitives lorsque ordinateur peut faire ? C'est du temps libéré qui nous permet se concentrer sur activités plus importantes créatives .Alors ,laisse outils prendre relais profite ces automatisations rendre ton business plus efficace te simplifier vie .

Conclusion

Les niveaux d'automatisation s'imbriquent optimiser ton business

En conclusion ,il est essentiel comprendre que différents niveaux d'automatisation s'entremêlent se complètent mutuellement .Chacun ces niveaux ,des templates aux processus passant par automatisations technologiques ,contribue optimisation ton business .

Des templates aux process : progression vers automatisation efficace

Les templates modèles sont précieux alliés fluidifier tes process ,tandis que processus détaillés te permettent avoir vision claire toutes étapes nécessaires accomplir tâche .En combinant ces deux aspects ,tu pourras progressivement mettre place automatisation efficace .

Les automatisations technologiques : atout gagner temps

Les automatisations technologiques outils spécialisés ,offrent potentiel énorme optimiser automatiser certaines parties ton activité .Cependant ,il crucial bien comprendre tes process avant confier ces outils ,afin être sûr résultats correspondant attentes .

Une approche globale gain temps productivité

En adoptant approche globale automatisation ,en utilisant fois habitudes ,templates ,processus automatisations technologiques ,tu pourras libérer ta charge mentale gagner temps augmenter productivité ton business manière significative .J'espère sincèrement cet article t'a donné nombreuses idées automatisation ton business .N'hésite pas laisser commentaire m'envoyer message partager tes réflexions impressions .

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